Wie gehe ich mit meinen Belegen um?

Überlegungen zum Thema „Finanzen & Controlling‘

  • Grundsätze ordnungsgemäßer Buchführung. Dokumentations- und Aufbewahrungspflicht
  • Rechnungswesen/Finanzbuchhaltung
  • Tipps für Organisation und Administration

Unternehmer werden ist nicht schwer!

Dazu genügt es in der Regel, sein Unternehmen anzumelden. Wer aber Unternehmer bleiben möchte, der sollte nicht nur Kundenakquise und Markt­erschließung im Blick behalten, sondern sich gleich zu Beginn seiner Unter­nehmereigenschaft an den kaufmännischen Teil des Tagesgeschäfts gewöhnen. Eine strukturierte Büroorganisation bewirkt da wahre Wunder! Nehmen Sie sich daher gleich zu Beginn Ihres Unternehmensstarts etwas Zeit, Ihre kaufmännischen Betriebsabläufe sorgfältig zu planen.

Kleiner Tipp gleich zu Beginn Ihrer Ablage-Karriere:

Richten Sie sich Ihren kaufmännischen Arbeitsplatz so ein, dass Sie gerne dort arbeiten. Schaffen Sie sich genügend Raum für Ordner, Registraturen und Archive. Wer sich für diese Tätigkeiten, die ja ohnehin nicht eben Ihre Lieblings­beschäftigung sein werden, nur ein Durchgangseck ohne genügend Licht ein­richtet, der darf sich nicht wundern, wenn er die Ablage nur lieblos und unter drohenden Zwangsmaßnahmen durchführt. Setzen Sie sich feste Zeiten zur Bearbeitung der Verwaltungs- und Organisationstätigkeiten. So wird der Auf­gabenstapel nie so hoch, dass Sie erst gar nicht damit beginnen wollen. Täglich 15 Minuten fallen nicht so sehr ins Gewicht wie jede Woche eine Stunde. Falls Sie sich jetzt fragen, wo denn genau steht, wie, warum und überhaupt Belege aufbewahrt werden müssen, dann kommen Sie am Begriff „Grundsätze ord­nungsgemäßer Buchführung“ nicht vorbei.

Grundsätze ordnungsgemäßer Buchführung

Der Begriff „Grundsätze ordnungsmäßiger Buchführung“ ist ein unbestimmter Rechtsbegriff, also rechtsquellentechnisch eher etwas unscharf. Zumindest bietet uns das Handelsgesetzbuch – kurz: HGB – eine mögliche Handlungshilfe. Da heißt es in § 238 Abs. 1 Satz 2 HGB:

„Die Buchführung muss so beschaffen sein, dass sie einem sachverständigen Dritten innerhalb angemessener Zeit einen Überblick über die Geschäftsvorfälle und über die Lage des Unternehmens vermitteln kann.“

Schmolke/Deitermann: Industrielles Rechnungswesen IKR, Winklers Verlag 2006, 34. Auflage, ISBN 3-8045-6652-9, schreibt sinngemäß auf Seite 11:

Die Buchführung muss klar und übersichtlich sein. Dazu gehören:

  • eine sachgerechte Organisation
  • eine übersichtliche Gliederung des Jahresabschlusses
  • ein Verbot, Vermögenswerte und Schulden sowie Aufwendungen und Erträge miteinander zu verrechnen, und
  • ein Verbot, Buchungen unleserlich zu machen.
  • Alle Geschäftsvorfälle müssen fortlaufend, vollständig, richtig und zeitgerecht sowie sachlich geordnet gebucht werden.
  • Jeder Buchung muss ein Beleg zugrunde liegen.
  • Die Buchführungsunterlagen müssen ordnungsmäßig aufbewahrt werden.

Wenn Sie hier tiefer in die Materie eindringen wollen, dann gibt es unzählige Ver­weise im Internet. Ich will Sie nicht gleich vergraulen, aber schauen wir uns jetzt einmal die praxisbezogene Umsetzung in Form eines guten Ablagesystems an. Warum eine Schuhschachtel nicht reicht?

Nun, die Zeiten, in denen Sie als Privatperson Ihrem Steuerberater eine kleine Schachtel mit Belegen zur Erstellung Ihrer Steuererklärung gebracht haben, sind vorbei. Jetzt hängt ein großes „To-do-Schild“ über Ihrer kaufmännischen Laufbahn. Auf dem steht:

Dokumentations- und Aufbewahrungspflicht

Was heißt das genau?

Als Unternehmer sind Sie dazu verpflichtet, Ihre Geschäftsvorgänge für eine gewisse Zeit zu archivieren. Die Aufbewahrungsfristen sind im § 257 Absatz 4 Handelsgesetzbuch, der Abgabenordnung und § 14b Umsatzsteuergesetz gere­gelt.

■ 10 Jahre

z. B. Inventare, Bilanzen, Lageberichte, Gewinn- und Verlustrechnung, Steu­ererklärungen etc.

■ 6 Jahre

Handelsbriefe (ohne Eingangs- und Ausgangsrechnungen), Geschäftsbriefe, E-Mails und andere digitale Dokumente, Anträge auf Arbeitnehmersparzulage, Auftragsbestätigungen, Außendienstabrechnungen, Bankauszüge, Beitrags­abrechnungen zur Sozialversicherung, Bestellungen, Bewirtungsbelege, Buchungsbelege und Daueraufträge, Fahrtkostenbelege, Gehaltskonten und -listen, Geschäftsbriefe, Kassenbücher und -blätter, Kassenzettel, Kreditun­terlagen, Mahnungen, Provisionsabrechnungen, Quittungen, Rechnungen, Rechtsstreitfälle mit Unterlagen, Reisekostenabrechnungen, Rentenversi­cherungsunterlagen, Umsatzsteuervoranmeldungen, Verträge, Werbege-schenknachweise, Zahlungsanweisungen, Zinsabrechnungen.

■ 2 Jahre

Rechnungen von Unternehmern für grundstücksbezogene Leistungen durch die Leistungsempfänger

Bestimmte Belege müssen in Papierform aufbewahrt werden (z. B. Bilanzen). Originär elektronisch entstandene Daten und Dokumente müssen aus steuer­rechtlichen Gründen auswertbar in elektronischer Form vorgehalten werden.

Vermerken Sie gleich das Ende der Aufbewahrungspflicht auf dem Ordnerrücken – so geht das Aussortieren später schneller

Jetzt wissen wir also schon, was wir aufbewahren müssen. Wie wir die Unterla­gen am besten sortieren, schauen wir uns im Folgenden an:

Rechnungswesen/Finanzbuchhaltung

Zunächst ist es sicher sinnvoll, den Begriff „Finanzbuchhaltung“ (FiBu) kurz zu erläutern:

Die FiBu ist ein Teilbereich des betrieblichen Rechnungswesens. Alle unterneh­mensbezogenen Vorgänge, die sich in Zahlenwerten ausdrücken lassen, werden hier mit den Methoden der Buchführung sachlich und zeitlich geordnet erfasst, auf Konten gebucht und dokumentiert. Am Ende einer Periode (Monat, Quartal, Jahr) werden die Konten abgeschlossen und ein Abschluss (z. B. eine Bilanz sowie eine Gewinn- und Verlustrechnung oder eine Einnahmen-Überschuss­rechnung) erstellt, welcher den Gewinn oder Verlust des Unternehmens nachweist. Für gewisse Unternehmensformen ist die Finanzbuchhaltung verpflichtend.

Zum einen geht es ums Thema

STEUERN

also z. B. um die Ablage Ihrer Einnahmen-Überschussrechnung, der Steuerer­klärung, der Umsatzsteuervoranmeldung oder der Summen- und Saldenlisten bzw. der betriebswirtschaftlichen Auswertung,

zum anderen geht es um

EINNAHMEN UND AUSGABEN

also die Belegaufbewahrung zur Dokumentation der Geldflüsse in Ihrem Unter­nehmen.

Das Gründerzentrum der KFW hat hierzu eine gute Gliederung der Ordner zusammengestellt, die ich Ihnen nicht vorenthalten möchte:

Quelle:

http://www.kfw-mittelstandsbank.de/DE_Home/Gruenderzentrum/index.jsp

Register des Ordners STEUERN

Ordner oder Register/ Beschriftung Inhalt/Sortierung Bemerkung
Umsatzsteuer Gegenüberstellung der erhalte­nen Umsatzsteuer und der gezahlten Vorsteuer
UmsatzsteuerMonat/QuartaL/JahrUmsatzsteuervoranmeLdung Umsatzsteuervoranmeldungen, chronologisch aufsteigend. Seit 01.01.2005 nur noch online (siehe ELSTER)
Betriebswirtschaftliche AuswertungBWA Monat/QuartaL/Jahr Auswertungen Ihres Steuerbera­ters und/oder eigene Auswertun­gen.
EinkommensteuererkLärung EinkommensteuererkLärung Monat/QuartaL/Jahr Steuererklärungen und die ent­sprechenden Steuerbescheide, chronologisch aufsteigend.
Gewerbesteuer Gewerbesteuer Monat/QuartaL/Jahr Steuerbelege und Steuerbe­scheide, chronologisch aufstei­gend. Nicht bei Freiberuflern!
Korrespondenz mit dem Steuerberater Korrespondenz Monat/QuartaL/Jahr Alle schriftlichen Bescheide Ihres Steuerberaters, sofern diese nicht eindeutiger zu ande­ren Rubriken passen. Auch Noti­zen über mündliche Vereinba­rungen.
Korrespondenz mit dem Finanzamt Korrespondenz Alle schriftlichen Bescheide Ihres Finanzamts, sofern diese nicht eindeutiger zu anderen Rubriken passen. Auch Notizen über mündliche Vereinbarungen.

Lohnsteueranmeldung Lohnsteueranmeldung

Für jeden Mitarbeiter muss eine Falls Sie Geschäftsführer Ihrer Lohnsteueranmeldung erstellt eigenen GmbH sind oder bereits werden. Angestellte haben. Nach Mitarbeitern alphabetisch.

Register des Ordners EINNAHMEN UND AUSGABEN

Ordner oder Register/ Beschriftung Inhalt/Sortierung Bemerkung
BarbeLege/Kassenbuch Monatliche Kassenbuchabrech­nungen, jeweils dahinter die dazugehörigen Ein- bzw. Aus­gangsrechnungen und Belege Das Kassenbuch muss mit chro­nologisch aufsteigenden Beleg­nummern zeitnah geführt wer­den!
Kontoauszüge Bankauszüge und (jeweils dahin­ter) die dazugehörigen Ein- bzw. Ausgangsrechnungen und Belege, chronologisch aufstei­gend, d. h. das Aktuellste oben. Falls Sie Bankauszüge nicht benutzen, müssen alle Belege fortlaufend nummeriert werden. Sofort alle Kontobewegungen kontrollieren und abhaken!
Sonstige Einnahmen für die betriebliche Tätigkeit Alle Einnahmen, die in keinem Zusammenhang mit dem eigent­lichen Betriebszweck stehen. Beispiel: Sie verkaufen Ihren
alten Computer über seinem Buchwert.

Besprechen Sie auf jeden Fall die Organisation Ihrer Belege mit Ihrem Steuer-I berater – der hat in der Regel für jeden Unternehmenstyp die passende Beleg­! sammel- und Aufbewahrungsstruktur

Dieser kann Sie – wenn Sie es wünschen – in die Tiefen der Rechnungswesen-Sphären wie in die

  • Kostenrechnung,
  • betriebswirtschaftliche Statistik/Vergleichsrechnung,
  • Planungsrechnung und
  • Kennzahlen

einführen.

Über Aufbewahrungs- und Dokumentationspflichten hinaus gibt es eine Vielzahl von Aufzeichnungsmöglichkeiten, die Ihnen bei der strategischen Planung und Organisation im Unternehmen gute Dienste leisten.

Tipps für Organisation und Administration

Lieferantendatei

Neben Ihren Kundendaten (also die Daten Ihrer Patienten und/oder Klienten) ist
es sinnvoll, auch eine Lieferantendatei zu führen. Falls Sie am Anfang noch
keine elektronische Datenbank pflegen, dann legen Sie für jeden Kunden eine
DIN-A5-Karteikarte mit den wichtigsten Daten an. Listen Sie da am besten auch
gleich persönliche Daten Ihres Ansprechpartners mit auf – gerade diese Klei-
nigkeiten können Ihnen beste Dienste bei Preis- und Rabattverhandlungen leis-
ten.

Mahnwesen

Nichts wird auf Dauer teurer als ein unübersichtliches oder gar kein Geldmana-
gement.
Die Kopf-in-den-Sand-stecken-Mentalität („Wenn ich nichts höre, muss ich
auch nicht zahlen…“) von Patienten/Klienten kann Sie richtig viel Geld kosten.
Banken fordern schnell Überziehungszinsen in Höhe von 15 bis 20 % – für
dieses Geld würde ich an Ihrer Stelle lieber mit Ihrem Lieferanten Kaffee trinken
gehen.

Vielleicht räumt der Ihnen dann ein höheres Skonto ein. Mal ehrlich: Einen bes-
seren Zinssatz gibt Ihnen keine Bank!
Wenn Sie dann noch nicht bezahlte Rechnungen in den Wiedervorlage-Ordner
legen und/oder die Zahlungstermine im Kalender vermerken, dann werden Sie
keine bösen Überraschungen in Form von Mahnbescheiden erleben.
Dennoch sollten Sie sich mit Mahnbescheiden auskennen, da es sein kann, dass
Sie selbst auch einmal Ihre Bezahlung einfordern müssen.
Für einen Mahnbescheidsantrag zahlt man bei Gegenstandswerten von 0 Euro
bis 300 Euro einen Betrag von 23 Euro alleine an Gerichtsgebühren ein – in allen
Bundesländern beim Zentralen Mahngericht.

Den Zins berechnen Sie ab dem Beantragungsdatum des Mahnbescheids oder,
wenn Sie vorher eine briefliche Mahnung hinausgeschickt haben, ab diesem
Datum. Es kann schon sein, dass dabei nur Centbeträge herauskommen, wenn
der Gegenstandswert nicht so hoch ist.
Kosten für Briefmarken, Briefpapier etc. können Sie im Online-Mahnbescheids-
formular eintragen – hierfür gibt es entsprechende Möglichkeiten. Sie geben
hier einfach den aufgerundeten Betrag oder eine Pauschale an – üblich sind
5 Euro bis 10 Euro.

Garantiedokumente/Bedienungsanleitungen

Spätestens wenn Sie Ihren Anrufbeantworter nach einiger Zeit neu besprechen
möchten oder Ihre Liege den Geist kurz nach dem Kauf aufgegeben hat, werden Sie Murphy‘s Law am eigenen Leib erfahren: Garantiedokumente und Bedie-
nungsanleitungen sind nie da, wenn man sie wirklich braucht!
Guter Tipp: am besten in Klarsichthüllen sortieren und in einem Stehsammler in
Signalfarbe an einen zentralen Platz stellen.

Und da wir gerade bei Stehsammlern sind:
Diese leisten auch gute Dienste, um

  • Unterlagen über Ihre Mitbewerber wie Presseartikel, Hauswurfsendungen und Werbeanzeigen oder
  • Artikel aus Fachzeitschriften nach Themen abzuheften oder
  • Ideen abzulegen.

Gute Ideen schreiben Sie einfach in Stichworten auf und werfen Sie in den
Stehsammler. Zum festgelegten Terminen leeren Sie den Ordner. Sind die
Ideen immer noch gut, setzen Sie sie um.

Nutzung von computergestützten Technologien

Natürlich werden Sie bei Beginn Ihrer unternehmerischen Tätigkeit auch
mittels Stift und Zettel Herr über Ihre administrativen Aufgaben – viel einfacher
geht es jedoch mit einer guten Software, die den Anforderungen von Freiberuflern
und kleinen Unternehmen angepasst ist. Diese gibt es im Handel bereits ab 100
Euro. Nehmen Sie hier als Kaufhilfe am besten die Tests der Computerzeit-
schriften und/oder Berichte von Mitunternehmern in Anspruch.

UNSER TIPP

Ein Tipp zur Zeiterfassung

Tragen Sie in Ihren Kalender oder digitalen Zeitplaner nicht nur
Termine von Klienten/Patienten ein.
Nutzen Sie ihn bitte auch zur Eintragung von Stunden, die Sie mit
Verwaltungstätigkeiten zugebracht haben.
So können Sie z. B. erkennen, wie viel Zeit Sie für bestimmte Auf-
gaben brauchen – das wird umso wichtiger, wenn Sie Mitarbeiter
dafür einsetzen und diese entsprechend bezahlen möchten.