Wie organisiere ich meine Praxis?

Erfolgreiches Praxismanagement – hilfreiche Tools im Arbeitsalltag

  • Patienteninformation/Behandlungsvertrag/Honorarvereinbarung
  • Praxisort und -ausstattung
  • Praxisorganisation
  • Dokumentationspflichten

Sie haben Ihren ersten Termin mit einem Patienten/Klienten vereinbart? Gratulation! Damit Sie sich voll und ganz auf Ihre Heilarbeit konzentrieren können, sollten Sie bereits vorher alle Organisationsabläufe geplant, alle schriftlichen Verein­barungen zwischen Ihrem Patienten/Klienten ausgearbeitet und alle nötigen Formulare, Dokumentationsblätter und mögliche Aufzeichnungsarten durch­dacht haben.

Fragen Sie sich, wie Sie Ihren Patienten/Klienten größtmögliche Transparenz und Klarheit im Behandlungsverlauf geben können.

Was heißt das?

Ihr Gegenüber kommt zu Ihnen, weil es ein Problem hat, das es nicht selbst lösen kann. Es hat vielleicht Schmerzen, Ängste, Bedenken, Sorgen. All diese Störungen können möglicherweise die Kommunikationsfähigkeit des Patienten/Klienten einschränken oder vermindern. Helfen Sie hier mit Ihrer Prozesskompetenz! Leiten Sie Ihr Gegenüber sicher durch den Behandlungs­verlauf.

Patienteninformation – Behandlungsvertrag -Honorarvereinbarung

Ein wichtiges Hilfsmittel im Informationsfluss zwischen Behandler und Behan­deltem ist dabei ein Patienteninformationsblatt.

Klären Sie hierin über Ihre Arbeitsweise und Behandlungsmethoden, über Wir­kungen und Nebenwirkungen, über Umfang und mögliche Risiken auf. Stellen Sie vor allem klar, dass z.B. Tätigkeiten, wie geistiges Heilen, Reiki, schamanische Reisen etc., definitiv nicht den Besuch in einer ärztlichen Praxis ersetzen können!

Erläutern Sie, wie in Ihrem Unternehmen mit Terminabsprachen, Absagen und Fristen hierzu umgegangen wird. Stellen Sie klar, wie sich Ihr Honorar zusam­mensetzt, ob fernmündliche Auskünfte berechnet werden, ob Barzahlung nach jeder Behandlung erwartet wird oder ob Sie monatliche oder vierteljährliche Sammelrechnungen stellen, die per Überweisung beglichen werden sollten.

Falls Sie im Geschäftsumfeld von Versicherungserstattungsleistungen arbeiten, so weisen Sie bitte auch dringend darauf hin, dass Ihre Rechnung möglicherweise nicht von den Leistungsträgern erstattet wird, diese aber trotzdem vom Rech­nungsempfänger bezahlt werden muss. Auch sollte klar kommuniziert werden, dass der Antrag auf Kostenübernahme beim Kostenträger nicht von Ihnen als Behandler gestellt werden muss. Dies kann sowohl im Informationsblatt als auch im Behandlungsvertrag oder in der Honorarvereinbarung festgehalten werden.

Eine gute Gebührenvereinbarung sollte folgende Eckpunkte enthalten:

  • ob man sich auf eines der Gebührenverzeichnisse beziehen möchte (GeBüH, GOÄ, Hufelandverzeichnis); was welche Leistung kostet;
  • eine Belehrung des Patienten, dass er nicht mit einer vollständigen Bezahlung einer naturheilkundlichen Leistung durch seine KV rechnen darf; dass er auf jeden Fall das volle vereinbarte Honorar bezahlen muss, auch wenn die Versicherung nicht zahlt;
  • was passiert, wenn der Patient dem Termin fernbleibt/absagt;
  • den Zeitraum, wie lange eine Behandlung etwa dauern wird (45 Minuten?
  • 60 Minuten? Wie viele Sitzungen? Monatspauschale bei längerfristiger Behandlung?);
  • einen sogenannten Heil- und Kostenplan, der den Patienten über Art und Umfang seiner Therapie aufklärt, was aber nicht zwingend ist, da ein Aufklä­rungsgespräch geführt werden muss und die Versicherungen des Patienten ohnehin zusätzlich eine termingerechte Abrechnung haben wollen.

Dies ist schon sehr umfassend; das Minimum sollte die Belehrung des Patienten über seine vollständige Zahlungspflicht sein. Patienten gehen nämlich immer mehr dazu über, dem Heilpraktiker nur das zu bezahlen, was die Ver­sicherung erstattet hat, und nicht die gesamte Rechnung. Auch die Rechtspre­chung erwartet von heilkundigen Berufsgruppen immer mehr, dass sie Patienten zutreffend über die Kosten informieren.

Lassen Sie sich am besten die Kenntnisnahme dieser Informationen durch Unterschrift bestätigen. So haben Sie als Behandler klar informiert und können – falls nötig – auf die Angaben verweisen. Mündlich Gesagtes wird oft vergessen und ist niemals zu beweisen.

Bitte denken Sie auch daran, dass Sie diese von beiden Parteien unterzeichnete Vereinbarung in zweifacher Ausführung ausstellen; ein Exemplar ist für den Klienten/Patienten bestimmt, das andere kommt in die Akte. Achtung: Die Auf­bewahrungsfrist beträgt für diese Unterlagen 10 Jahre!

Praxisort und -ausstattung

Die wenigsten Existenzgründer können sich zu Beginn ihrer Selbstständigkeit gleich die Anmietung von Geschäftsräumen leisten; zumeist wird dafür ein Raum in der Wohnung oder das Souterrain genutzt. Da stellt sich die Frage: „Kann ich fürs Erste in meiner Wohnung eine Praxis oder ein kleines Beratungs­büro eröffnen?“

Sie werden es kaum glauben, aber die Antwort lautet: „Ja“ – wenn folgende „Kleinigkeiten“ beachtet werden:

■ Erreichbarkeit:

Ihre Erreichbarkeit sicherstellen können Sie in der Wohnungspraxis auf jeden Fall, da Sie in diesen Räumen ohnehin anzutreffen sind. Fraglich ist für Sie nur, ob Sie eine Wohnungspraxis im Hinblick auf die Nähe, die diese zu Ihren Klienten herstellt, möchten. Ihre Familie ist immer im Hintergrund. Eine bestimmte Klientel assoziiert überdies mit dem Homeoffice, der Anbieter könne sich nichts Besseres leisten und trete nicht professionell auf. Gerade Massage­praxen könnten hier missverstanden werden. Eine (erholsame) Trennung von Beruf und Privatleben sollte für Sie entweder unwichtig oder aber herstellbar sein.

Auch eine Strategie für Übergriffe, Krisen und Notsituationen sollte entwickelt werden. Trotzdem hat ein Homeoffice auch Vorteile: Es ist preisgünstig, von den Adressen her leichter zu verwalten, in der Anfangszeit können Leerläufe sinnvoll genutzt werden, da man nicht zum Arbeitsplatz pendeln muss. Alle not­wendigen Unterlagen haben Sie sogleich zur Hand. Vorteilhaft ist ein Homeoffice auch für Menschen, die gerne in den Abendstunden arbeiten.

■ Hygiene und übersichtliche Raumaufteilung

Die meisten Bundesländer mit Ausnahme von Berlin haben eine Hygieneverord­nung erlassen, die räumliche Anforderungen an beruflich genutzte Räume stellt, in denen Parteienverkehr stattfindet. Solche Verordnungen treffen Gesund­heitsberufe nicht als Schikane, sondern alle Berufsgruppen, die Räumlichkeiten für die Öffentlichkeit zugänglich machen. Die dortigen Anforderungen betreffen Brandsicherheit, Freihalten von Notausgängen, die Übersichtlichkeit von Trep­penaufgängen, Türen u. a., Anbringen von Warnhinweisen und das Vorhalten von Feuerlöschern als das Mindeste. Bitte alle diese Vorschriften einhalten, denn die Erfüllung von Auflagen und Bußgelder sowie Renovierungsmaßnahmen können teuer werden!

■ Ist meine Wohnung geeignet für mein Gründungsvorhaben?

Sie bieten Methoden an, die keine besonders großen Anforderungen an Hygiene und Entsorgung infektiösen Materials stellen. Bei Psychotherapie und psycholo­gischer Beratung ist dies der Fall, auch bei körperorientierten Techniken.

Leerläufe können in der Wohnungspraxis sinnvoll genutzt werden.

Es hängt von der Methode ab, wann Sie eine Wohnungspraxis haben können, nicht davon, welchen Beruf Sie ausüben.

Zur Eröffnung Ihrer Wohnungspraxis benötigen Sie die Zustimmung Ihres Vermieters.

Die Hygieneverordnung des Landes Baden-Württemberg z.B. verlangt zudem eine Toilettenmöglichkeit für Patienten. Sie sollten also entweder ein Gäste-WC haben oder sicherstellen, dass Ihre Klienten Toilettenverhältnisse vorfinden, die sich von denjenigen Ihrer Familie unterscheiden. Wenn Sie nur einen Sanitärraum haben, können Sie dies durch Papierhandtuch-, Seifenspender, Desinfektions­spender und entsprechende Putzzyklen gewährleisten. Hygienepläne gibt es bei jedem Hersteller von Desinfektionsmitteln gratis.

Grundsätzlich legen die Gesundheitsämter großen Wert auf eine zweite Toilette, wenn die Möglichkeit besteht, dass sich unter Ihren Klienten sogenannte Aus­scheider (von Salmonellen und andren Erregern im Sinne des Infektionsschutz­gesetzes) befinden. Bei einer Psychotherapie ist dies nicht von vorneherein zu erwarten.

Sie brauchen eine zweite Toilette, wenn Sie Mitarbeiter beschäftigen, die nicht Aushilfe sind oder Telearbeit machen. Ansonsten brauchen Sie keine zweite Toi­lette.

Nach alledem ist es mit erheblichem administrativen Aufwand verbunden, eine Akupunkturpraxis in der Wohnung zulässig einzurichten, jedoch kann eine Mas­sagepraxis oder eine psychotherapeutische Praxis durchaus in der Wohnung betrieben werden, unabhängig davon, ob dort behandelt wird oder ob es sich um Wellnessanwendungen handelt.

Wer Seminare geben will oder mit invasiven Methoden arbeitet, wird dies kaum in der Wohnung tun können, da dort die Hygienevorschriften nicht einzu­halten sind.

Die hygienischen Standards werden entweder sehr kurzfristig überprüft oder gar nicht oder stichprobenartig. Dies unterliegt dem Ermessen der Gesund­heitsämter. Die meisten Praxen werden von den hygienischen Standards her zunächst gar nicht überprüft, wenn sie Methoden anbieten, die nicht zur Über­tragbarkeit von Infektionskrankheiten führen können, wie das bei Ihnen der Fall ist. Die Wahrscheinlichkeit, dass eine Praxis mit Akupunktur überprüft wird, ist höher als bei einer Praxis eines Ernährungsberaters.

Mietrecht, Praxisschild, Parkplatz

Die Wohnungspraxis/das Beratungsbüro kann nur dann eröffnet werden, wenn Ihr Vermieter zustimmt. Als Faustregel gilt: Sie können die Wohnung zu einem Zehntel beruflich nutzen, wenn sie dadurch nicht stärker abgewohnt wird als durch das Wohnen selbst (störender Parteiverkehr). Wird die Zehnprozent­Grenze nicht überschritten, kann der Vermieter nichts gegen Sie unternehmen; es ist dann so, als ob ein häusliches Arbeitszimmer vorhanden wäre. Wenn Sie eine reine Bestellpraxis haben, also die Wohnung nicht durch ständigen Parteienverkehr mehr als üblich abgewohnt wird, müssen Sie Ihren Vermieter nicht fragen. Darüber hinaus sind die meisten psychotherapeutischen und bera­tenden Verfahren völlig emmissionsarm.

Ein Praxisschild/Unternehmensschild hingegen kann nur dann angebracht werden, wenn der Vermieter zustimmt. Sollte er die Zustimmung verweigern, können Sie ihm entgegenhalten, dass Gesundheitsberufe stets um ein zurück­haltendes Auftreten nach außen bemüht sein sollten und daher das Schild dezent sein wird. Was er auf gar keinen Fall verweigern kann, ist die Berufsbe­zeichnung auf dem Klingelknopf.

Notfalls das Praxisschild an der Wohnungstür anbringen. Diese ist immer mit­vermietet und darf genutzt werden.

Das Bezahlen von Abstandssummen für angeblich fehlende Parkplätze kann man weitgehend vermeiden, wenn man gegenüber der Kommunalverwaltung darlegt, man werde ausschließlich auf Bestellung tätig, wegen des Tätigkeits­schwerpunkts „alternative Heilverfahren“ erhalte man keine Liegendanfahrten. Aber Achtung! Diese Argumentation funktioniert nicht überall – wegen der Parkplätze kann jede Kommune eine eigene Satzung erlassen, sodass es hier keine allgemeingültigen Aussagen gibt.

In der Eigentumswohnung

All diese Fragen, die man als gründungswilliger Mieter dem Vermieter stellen muss, sollte man als Wohnungseigentümer der Eigentümergemeinschaft stellen.

Wenn Sie Wohnungseigentümer sind, sollte in der Teilungsgenehmigung ausge­wiesen sein, dass freiberufliche Tätigkeiten in der Wohnung von der Eigentü­mergemeinschaft gestattet werden. Als Gewerbetreibender stoßen Sie hier auf größere Schwierigkeiten, auch dann, wenn Ihnen die Wohnung gehört. Versuchen Sie daher, Ihre Geschäftsidee in der Eigentümerversammlung zu präsentieren und eine Abstimmung zu Ihren Gunsten zu erreichen (auch deshalb ist die oben ausführlich skizzierte Abgrenzung wichtig).

Darüber hinaus gibt es Beschränkungen aufgrund der Raumhöhe oder Fenster­größe. Damit ein Raum als Wohnraum oder Betriebsstätte im Sinne des Bau­ordnungsrechts gilt, muss er ausreichend Tageslicht haben und 2,40 Meter hoch sein. Trotzdem darf man Räume, die diese Voraussetzungen nicht erfüllen, als Praxisraum verwenden. Die genannten Beschränkungen wirken sich erst dann aus, wenn Sie Mitarbeiter in diesen Räumen beschäftigen oder Ihre Patienten dort stationär betreut werden.

Ob Sie zusätzlich einen Antrag auf Nutzungsänderung oder gar eine Baugeneh­migung stellen müssen, hängt davon ab, ob Sie die Eigentumswohnung baulich verändern möchten oder von überwiegender Wohnnutzung in eine überwiegende berufliche Nutzung überführen möchten. Dies ist baurechtlich relevant, auch wenn nichts umgebaut wird. Freiberufliche Nutzung ist ohnehin in einem gemischten Wohngebiet zu gestatten, Praxen sogar im reinen Wohngebiet, da sie der Gesundheitsversorgung der Bevölkerung dienen.

Tipp!

Die Eigentümergemein­schaft muss zustimmen.

Praxisorganisation

Neben den reinen buchhalterischen Dokumentationspflichten, die wir ausführlich im nächsten Kapitel besprechen werden, müssen auch noch Ihre Patienten-/ Klientendaten sinnvoll verwaltet werden. Es wäre doch schade, wenn Sie sich nicht mehr daran erinnern können, was Sie z. B. als Ernährungsberaterin einem Patienten/Klienten empfohlen hatten, wie hoch sein Gewicht damals war und mit welchen Allergien er Sie vormals aufgesucht hat. Das Fehlen dieser Infor­mationen könnte Sie einen Kunden kosten!

Kaum jemand wird heutzutage noch die Notwendigkeit von EDV in der Natur­heilpraxis anzweifeln. Die Entscheidung, welche Abläufe mit welchen Hilfsmitteln am besten erledigt werden können, ist meist alles andere als einfach. Schon allein die Frage: „Sollte man noch mit Papierkarteikarten oder rein elektronisch arbeiten?“ ist nicht auf Anhieb zu beantworten.

Bereits bei diesem Punkt gehen die Ansichten erfahrener Heilkundiger und Gesundheitsdienstleister weit auseinander. So gibt es einerseits die „Traditiona­listen“, die niemals einen PC in einem Behandlungszimmer aufstellen würden, weil sie sich sonst nicht mehr „voll auf den Patienten“ konzentrieren können. Andererseits steht dieser Gruppe antagonistisch die Fraktion der Technikfanati­ker gegenüber, die am liebsten „alles mit dem Computer“ erledigen würden.

Vermutlich ist, wie fast immer, der goldene Mittelweg der richtige. Eine „gesunde“ Mischung aus Technik und „Handbetrieb“ ist wahrscheinlich die praktikabelste Lösung. Anerkanntermaßen ist die EDV ein unentbehrliches Hilfsmittel, um einerseits kaufmännische und verwaltungstechnische Arbeiten auf ein Mindestmaß zu reduzieren und andererseits die eigene Leistung nach außen professionell und transparent darzustellen.

Eine handgeschriebene Rechnung, und sei sie auch inhaltlich absolut stimmig und klar, wird deren Aussteller gegenüber einem Kollegen, der mit moderner Datenverarbeitungstechnik arbeitet, in einem „antiquierten“ und möglicherweise auch unprofessionellen Licht erscheinen lassen.

Doch bevor man sich die entsprechende Hard- und Softwareausstattung zulegt, sollte man sich genauestens informieren und am besten einen „Schlachtplan“ für die Vorgangsweise überlegen.

Dabei sollte man sich folgende Fragen stellen:

  • Welches Computersystem ist das für mich passende?
  • Wie kann ich herausfinden, welche Software die richtige für mich ist?
  • Welchen Betrag sollte ich in meinem Budget einplanen, um die entsprechende Qualität zu erhalten, die ich benötige?
  • Welche Tätigkeitsbereiche möchte ich mithilfe der EDV optimieren?
Welches Computersystem ist das passende?

Seit der PC seinen Siegeszug angetreten hat, teilt sich die EDV in die „Windows­und die Apple-Welt“ (die Groß-EDV und „Exoten-Betriebssysteme“ wollen wir hierbei unberücksichtigt lassen).

Auch in dieser Frage stehen sich zwei Gruppen unversöhnlich gegenüber: einer­seits die Apple-Liebhaber und andererseits die Windows-Anhänger

Ein gravierender Unterschied liegt aber in der Verfügbarkeit von Software im Allgemeinen. Während Microsoft als Hersteller des Betriebssystems Windows dieses immer als offenes System für die Programmierung von Anwender­programmen für Drittfirmen betrachtet hat, hat Apple von jeher versucht, mög­lichst viele Anwenderprogramme im eigenen Haus bzw. über Partnerfirmen herzustellen.

Darin liegt der Grund, dass es für Mac OS nur einen winzigen Bruchteil der Menge an Software gibt, mit der die „Windows-Welt“ aufwarten kann. Aus ver­ständlichen Gründen sind daher die allermeisten Softwarefirmen auf den „Windows-Zug“ aufgesprungen.

Selbstverständlich ist dieses Problem der Firma Apple nicht verborgen geblieben, und sie vertreibt deswegen das von Partnern entwickelte Programm „Parallels für Mac“ oder VM-Ware über ihre Apple-Shops, um zu ermöglichen, dass Win­dows-Programme auch auf einem Mac eingesetzt werden können.

Wenn Sie sich für einen Apple-Rechner entscheiden, müssen Sie etwa 30 bis 40 Prozent mehr in Ihr Hardwarebudget einplanen als für einen Windows-Rech­ner. Bedenken Sie bitte, dass Sie zum Apple-Rechner noch Parallels bzw. die VM-Ware (jeweils Emulationssoftware, damit Windows als zusätzliches Betriebs­system installiert werden kann) und ein Windows-Betriebssystem kaufen müs­sen, um dadurch flexibel zu sein. Apple-Rechner sind daher von Haus aus teurer als Windows-Rechner mit jeweils vergleichbarer Leistung.

Welche Software benötige ich?

Software, die speziell für Naturheilpraxen konzipiert und entwickelt worden ist, gibt es mittlerweile verschiedene. Große Unterschiede existieren hier aber sowohl im Leistungsumfang und Bedienungskomfort als auch beim Preis. Hier gilt: Finger weg von Billigprogrammen! Nach kurzer Zeit wird man feststellen, dass diese Programme in erster Linie Ärger verursachen und ein Zeitgewinn sich damit nicht erzielen lässt.

Um herauszufinden, welche Software die geeignete für Sie ist, habe ich eine Liste von Kriterien für Sie zusammengestellt, die Sie bei der Entscheidungs-findung berücksichtigen sollten:

Der große Unterschied: die Verfügbarkeit von Software Apple hat sich an die Windows-Rechner angenähert.

  • Wie lange ist der Softwarehersteller mit seinem Produkt auf dem Markt? Eine Software, die nicht mehr gepflegt wird und für die es keine Hotline mehr gibt, ist wertlos.
  • Wie viele Anwender gibt es?
  • Ist die Software modular aufgebaut oder muss man ein Gesamtpaket kaufen?

Ein guter Softwarehersteller bietet Ihnen ein sogenanntes Basismodul und verschiedene Zusatzmodule an, die Sie z. B. später dazu erwerben können.

  • Ist die Software netzwerkfähig und erweiterbar auf zusätzliche Behandler?
  • Kann das Rechnungs- und Mahnungslayout verändert und mit dem eigenen Logo und dem eigenen Stempel versehen werden?
  • Können – und das ist wichtig für Unternehmer, die nach der GebüH I     abrechnen können – einzelne Ziffern des GebüH sowohl textlich als auch preislich verändert werden?
  • Können eigene Gebührenziffern neu eingeführt werden?
  • Bietet der Hersteller auch Softwareschulungen an?
  • Kann die Installation selbstständig durchgeführt werden oder ist man auf die Hilfe des Herstellers angewiesen?

Dokumentationspflichten

Die konventionellen Gesundheitsberufe sind zumindest in Deutschland und der I sonstigen westlichen Welt stark durch Gesetze reglementiert. Es gibt beispiels-I weise das Standesrecht, welches vorschreibt, wie sich der kompetente Ange­hörige des Heilberufes im Staat und in der Gesellschaft zu präsentieren hat. Des Weiteren gibt es eine Fülle von Sicherheitsvorschriften in den Praxen der konventionellen Gesundheitsberufe, angefangen bei der Hygiene über ein gesetzlich vorgeschriebenes Qualitätsmanagement für Pflegedienste bis hin zu den Möglichkeiten der Haftungsoptimierung. Diese werden von den konventio­nellen Gesundheitsberufen oftmals als einengend empfunden. Dennoch bieten sie einen sicheren und sinnvollen Rahmen, eine Existenz zu gründen. Wird eine solche Existenz unter Missachtung dieser Vorschriften gegründet, kann es jedoch schnell vorbei sein.

UNSER TIPP

Dokumentieren Sie nach jeder Behandlung, spätestens aber am Tagesende jede Sitzung sorgfältig. Hierzu gibt es eine Vielzahl von Praxissoftware; man kann aber selbstverständlich die Aufzeich­nungen handschriftlich verfassen. Wichtig dabei ist, dass sich im Fall der Fälle ein Dritter innerhalb angemessener Zeit eine Über­sicht über erfolgte Interventionen verschaffen kann. Daher bitte in Deutsch, übersichtlich und klar formulieren.

 

Besonders erwähnenswert für die konventionellen Gesundheitsberufe sind die Dokumentationspflichten: Die Wichtigkeit der Dokumentation kann gar nicht genug betont werden. Für manche Berufe, insbesondere die Pflegeberufe, ist eine Dokumentation nicht nur sinnvoll, sondern auch vorgeschrieben. Jedenfalls aber hat derjenige Angehörige eines Heilberufes, der nicht ausreichend doku­mentiert, folgende Risiken zu tragen:

  • Ein Dokumentationsversehen führt zu einer Beweislastumkehr, sollte einmal ein unzufriedener Patient einen Haftungsfall, also Schadensersatz und Schmerzensgeld geltend machen.
  • Was als nicht dokumentiert gilt, gilt als nicht durchgeführt. Der Angehörige des Heilberufes wird sich dann schwertun, nachzuweisen, was er denn alles für den Patienten veranlasst hat.
  • Die Dokumentation muss leserlich und für Dritte nachvollziehbar sein.